Rexel makulering kjøpsguide
Her finner du svaret på alt du trenger å vite og tenke på når du skal kjøpe en makuleringsmaskin til hjemmet eller kontoret.
Hvorfor skal du kjøpe en makuleringsmaskin?
Uansett om du vil kvitte deg med personlige dokumenter hjemme eller klientopplysninger eller andre sensitive opplysninger på kontoret, så er hovedmotivasjonen for å kjøpe en makuleringsmaskin datasikkerhet. Mange går ut ifra at GDPR bare omhandler elektronisk data, men det er ikke korrekt. GDPR-forordningen gjelder også papirbaserte data, derfor er det viktig at bedriften håndterer personopplysninger på en sikker måte. Uansett om du jobber i et firma eller som privatperson så kan vi hjelpe deg med å finne den makuleringsmaskinen som passer best til dine behov. Hvis man etablert gode rutiner og går til anskaffelse av en god makuleringsmaskin, så kan man bedre beskytte seg mot identitetstyveri og andre svindelforsøk dersom sensitiv data kommer i feil hender. Se nærmere på noen av de punktene som kan unngås ved å investere i en Rexel makuleringsmaskin, for å beskytte deg, dine kunder og arbeidsgiver.
Makulering kan:
-
Beskytte dine personlige og forretningsmessige data
-
Beskytte data om din kunder, klienter og ansatte
-
Hjelper deg med å unngå bøter og rettsaker på grunn av manglende overholdelse av GDPR
-
Hjelpe deg med å unngå brudd på datasikkerheten som kan gi dårlig PR og omdømme
Hva kan du makulere?
Mange tror at man bare kan makulere papir, men det finnes mange makuleringsmaskiner som også kan takle sammenstiftede dokumenter og dokumenter med binders uten at det ødelegger knivene i maskinen. Flere maskiner kan også makulere CD-er og kreditt/bankkort.
Dokumenter med binders
Stiftede dokumenter
Floppy Disketter
Makulering for bedrifter
Det å investere i en makuleringsmaskin gir dere som firma en trygghet om at dere på en enkel, effektiv og sikker måte kan kvitte dere med sensitive og private opplysninger som også er i tråd med lover, regler og GDPR.
Mange bedrifter kaster daglig dokumenter som inneholder sensitive opplysninger som for eksempel:
-
Kundeopplysninger
-
Pris informasjon
-
Salgstall
-
Personal- eller medarbeiderregistre
-
Leverandør- og debetopplysninger
Prislister
Salgsrapporter
Personalinformasjon
Fakturaer
Spørsmål du bør stille deg før du kjøper en makuleringsmaskin
Med et bredt spekter av makuleringsmaskiner er det ikke "one-size-fits-all". Før du bestemmer deg for en makuleringsmaskin, bør du se over spørsmålene og informasjonen nedenfor, for å kunne finne den maskinen som passer best for deg og dine behov.
Hvilken sikkerhetsgrad har jeg behov for på en makuleringsmaskin?
Før du overveier kuttetype bør du ta stilling til hvilket sikkerhetsnivå du ønsker på makuleringsmaskinen. Alle Rexel maskiner er kategorisert etter sikkerhetsnivå, angitt i P-rangering. Dette refererer til antallet biter et dokument blir kuttet i. Jo høyere P-verdien er, desto flere biter blir dokumentet kuttet opp i, og desto høyere blir sikkerhetsnivået.
Sjekk sikkerhetskalaen nedenfor og velge en maskin med det sikkerhetsnivået som passer dine behov.
Sikkerhetsnivå: |
1 A4 ark kuttes opp i: |
Best egnet for: |
|
P-2 |
40 biter |
Daglige, ikke-sensitive data |
|
P-3 |
200 biter |
Daglige dokumenter som inneholder sensitive data som adresser |
|
P-4 |
400 biter |
Ideell til kontoutdrag og forretningsmessige fortrolige dokumenter |
|
P-5 |
2 000 biter |
Til fortrolige finansielle eller personlige dokumenter og strategiske papirer |
|
P-6 |
6 000 biter |
Påkrevet for juridiske, militære og finansielle dokumenter med meget sensitivt innhold |
|
P-7 |
12 500 biter |
Det høyeste sikkerhetsnivået for regjering og militær dokumenter. |
Sikkerhetsgrad P-7
P-7 makulerer et A4 ark i 12500 biter
Den høyeste standard for offentlige myndigheter, militære og hemmelige rapporter etc.
Sikkerhetsgrad P-6
P-6 makulerer et A4 ark i 6 000 biter
Nødvendig for juridiske, militære og finansielle dokumenter som f.eks. inneholder patentbeskyttet informasjon.
Sikkerhetsgrad P-5
P-5 makulerer et A4 ark i 2 000 biter
Passer for konfidensielle private, finansielle og strategiske dokumenter.
Sikkerhetsgrad P-4
P-4 makulerer et A4 ark i 400 biter
Perfekt for kontoutskrifter og konfidensielle forretningsdokumenter
Sikkerhetsgrad P-3
P-3 makulerer et A4 ark i 200 biter
Vanlige dokumenter som inneholder sensitiv informasjon som f.eks. adresser
Sikkerhetsgrad P-2
P-2 makulerer et A4 ark i 35 biter
Vanlige dokumenter som ikke inneholder sensitiv informasjon
Skal jeg kjøpe en manuell eller en maskin med automatisk mating?
Om du skal velge en automatisk eller manuell makuleringsmaskin avhenger av en rekke faktorer, hvor raskt du vil blir ferdig med makuleringen, hvor involvert vil du være i makuleringen. En tommelfinger regel er at desto høyere ark-kapasitet desto raskere makulering. Men les nedenstående opplysninger for å være sikker på å gjøre et riktig valg.
Auto Feed makuleringsmaskiner
Med makuleringsmaskiner med automatisk dokumentmating kan du plassere en bunke med papirer i maskinen og alle arkene vil blir makulert forløpende, i stedet for at du må mate inn noen få ark om gangen. Vi kaller det 'hands free' makulering, noe som betyr at du kan legge inn en bunke med papirer og gå fra maskinen. Rexel Auto Feed makuleringsmaskin gir 98% tidsbesparelse sammenlignet med manuelle modeller i løpet av en periode gir denne reelle produktivitetsbesparelsen.
Auto Feed makulering
Se hvor enkelt det er å makulere en bunke med papir når du bruker en Rexel Auto Feed makuleringsmaskin. Det er så enkelt: Legg arkene inn, lukk kammerset og du er ferdig. Maskinen tar seg av makuleringen på egen hånd!
Manuell makulering
Når man bruker en manuell makuleringsmaskin må man mate inn arkene som skal makuleres. Hvor mange ark som kan makuleres på én gang avhenger av hvor stor maskin man velger. Men det finnes modeller som kan makulere et stort antall ark på én gang. Manuelle makuleringsmaskiner har også den nyeste "anti-jam" teknologien, for å sikre en mer problemfri makulering, og lengre kjøretid.
Les mer om "anti-jam" teknologien nedenfor.
Egenskaper |
Dette betyr… |
"Anti-jam"-teknologi |
Maskinen stopper automatisk og reverserer ark hvis man forsøker å mate inn for mange ark på en gang. |
Intelligent beskyttelse mot papirstopp |
Maskinen sjekker kontinuerlig om det mates inn for mye papir i makuleringsmaskinen. |
Auto reversering av ark |
Maskinen reagerer automatisk og starter reversering av ark hvis det mates inn for mange ark på en gang. |
Hvor stor makuleringsmaskin trenger jeg?
Hvilken størrelsen man skal velge på makuleringsmaskinen avhenger av hvor mange som skal bruke maskinen og hvor mye som skal makuleres hver dag. Feilen mange gjør er at de velger en for liten maskin. Desto flere som bruker maskinen jo oftere blir beholderen full og må derfor tømmes hyppigere enn hvis man velger en større maskin som kutter bitene i mindre biter (mindre biter per ark tar mindre plass i beholderen). Er det store mengder som skal makuleres på en gang bør man vurdere om man trenger en automatisk makuleringsmaskin.
Rexel A4-makuleringsmaskiner kan makulere A3-dokumenter, det er bare å brette de i A4-størrelse først.
NB tenk på hvor mange ark makuleringsmaskinen kan makulere og husk på at et brettet A3 ark tilsvarer 2 stk. A4-ark. Hvis det er mye A3 ark som skal makuleres, bør du du overveie å kjøpe Rexel Wide Entry makuleringsmaskin.
Hvor stor må makuleringsbeholderen være?
Når du skal velge størrelsen på beholderen til makuleringsmaskinen bør du sjekke antall makulerte ark det er plass til i beholderen i stedet for liter størrelsen på beholderen. Vær oppmerksom på at desto høyere sikkerhetsnivå, desto mindre biter blir det makulert i. Ark som er makulert i mindre biter tar også mindre plass i beholderen.
Vennligst se tabellen nedenfor for å finne riktig maskin til ditt behov:
Antall brukere |
Type bruk |
Ark kapasitet |
1-2 |
Personlig/hjemme |
60 |
Opptil 10 |
Mindre kontor |
300 |
Opptil 20 |
Avdeling |
600 |
20+ |
Stort kontor |
600+ |
Hvor lett er det å vedlikeholde en makuleringsmaskin?
På samme måte som enhver enhet med en motor, så trenger også en makuleringsmaskin pleie og vedlikehold. En enkel måte å forlenge levetiden på din makuleringsmaskin er å makulere et makulerings-oljeark. Disse arkene inneholder olje som smører motor og skjærebladene når arket blir makulert.
De største makuleringsmaskinene har automatisk smøring. Dette betyr at det ikke er behov for å bruke oljeark. Disse maskinene har en oljebeholder inni maskinen som gir maskinene en dråpe eller to ved behov. Du trenger bare å sørge for at det er olje på maskinen. Når maskinen får jevnlig påføring av olje vil det redusere eller fjerne helt problemet med papirstopp og tiltagende støy fra din makuleringsmaskin, da knivene og motoren vil kjøre mer jevnt.
Hvis du har en Rexel makuleringsmaskin må du sjekke om du har en maskin som automatisk fyller på olje (hvis den har det - sørg for at den får påfyll). Hvis den ikke har automatisk oljepåfyll må du makulere et oljeark nå og da, en god huskeregel er å makulere et oljeark etter at du har tømt beholderen. Vi har både Rexel makuleringsolje til våres makuleringsmaskiner og Rexel oljeark. Rexel oljeark kan brukes i alle makuleringsmaskiner som ikke har automatisk påfyll. Arkene er meget enkle i bruk du bare makulerer det som et vanlig 4A ark.
Sanntid-varslinger
Et skritt videre er Auto+ SmarTech makuleringsmaskinene. Vi har fjernet usikkerheten rundt vedlikehold av maskinene. Denne serien tilbyr automatisk makulering ("hands-free"). Men i tillegg har SmarTech modellene en app der du kan ha full oversikt over maskinen uten å være i samme rom som maskinen.
Når man har lastet ned appen og synkronisert den med maskinen vil maskinen kunne sende meldinger til appen for å varsle om at beholderen må tømmes, eller om det er behov for olje. Appen kan også varsle når en makuleringsjobb er ferdig. Hvis man for eks. har lagt inn en stor bunke som skal makuleres automatisk, sier maskinen i fra til appen når jobben er ferdig og den igjen er klar for neste makuleringsjobb.
Rexel Auto+ SmarTech-makuleringsmaskinene er spesielt nyttige og tidsbesparende i bedrifter hvor man har en eller flere som er ansvarlige for vedlikeholde av kontormaskinene. I stedet for at en maskin blir stående lenge inntil det rapporteres til serviceansvarlig at det er et problem med maskinen, eller at serviceansvarlig selv oppdager problemet når han må sjekke alle maskinene så sier disse maskinen selv i fra med en gang den trenger service/ettersyn via appen.
Intelligent makulering til smart-generasjonen
Vanlig makuleringsproblemer
Selv de mest avanserte makuleringsmaskinene uansett former og størrelser kan ha følgende problemstillinger til felles.
Papirstopp skyldes som regel at du har forsøkt å makulere flere ark på en gang enn maskinen er beregnet for. Men det kan også skyldes at du forsøker å makulere noe materiale som maskinen ikke takler. Papirstopp kan også være et tegn på at maskinen din trenger olje.
Papirstopp er irriterende og passer som regel dårlig, spesielt når man må makulere noe med senestive opplysninger på, da kan man ikke bare gå fra papirene. Derfor er det viktig å være bevist på hvor mange ark man kan makulere på en gang, og takler maskinen det materialet jeg skal makulere? Huske også å olje maskinen med jevne mellomrom. En smart huskeregel er å olje hver gang du tømmer beholderen.
At din makuleringsmaskin ikke virker kan skyldes:
-
Beholderen er full og må tømmes
-
Maskinen har ikke strøm, sjekk om maskinen er slått på og evt. om stikkontakten er i
-
Sjekk at døren til beholderen og knivene er lukket
-
Det sitter papir fast i maskinen, forsøk revers knappen og tilfør olje
-
Din maskin trenger mer omfattende service